Использование подписи к электронным сообщениям

Достаточно часто владельцы ресурса для его рекламы используют возможности электронной почты, иными словами — включают URL своей странички в подпись (сигнатуру) исходящих сообщений e-mail. Многие web-дизайнеры совершенно необоснованно не придают включению в свои послания подписи с указанием ссылки на их сайт, лишаясь таким образом определенной части своих посетителей. Если вы ведете активную деловую переписку по электронной почте, публикуете адрес e-mail, как способ обратной связи в газетной рекламе или рекламных проспектах, упоминание URL вашего сайта в посланиях e-mail просто необходимо, поскольку любому из ваших респондентов наверняка захочется получше изучить вас как своего виртуального собеседника, если речь идет о домашней страничке, или расценки и перечень товаров вашего предприятия; если речь идет о корпоративном ресурсе.

Как правильно составить подпись к вашим письмам? Существует несколько вариантов. Лично я использую следующий, наиболее распространенный во Всемирной сети формат электронной подписи:

Как видите, в нижней части письма указаны три возможных способа обратной связи: электронная почта, адрес страницы в Интернете и номер популярного Интернет-пейджера ICQ. Человек, который прочтет ваше письмо, подписанное таким образом, вправе сам выбрать способ, посредством которого он свяжется с вами.

Вот несколько простых рекомендаций, которых следует придерживаться, разрабатывая подпись к электронным письмам.

Отделите адрес электронной почты и URL вашего сервера от текста письма горизонтальной чертой с использованием тега <HR>, если ваши сообщения отправляются в формате HTML, либо с использованием символов «-», «_» или, на худой конец, «~», если письмо отправляется в текстовом формате. Старайтесь не применять других символов для отображения горизонтальной черты: они, безусловно, привлекают внимание читателя, но в ряде случаев способны вызвать у него легкое недоумение или даже негативную реакцию.
Представляйте ссылки на адрес электронной почты и URL сайта в виде гиперссылок, тогда пользователю не придется переносить эти данные в броузер или почтовый клиент через буфер обмена, а достаточно будет лишь щелкнуть по такой гиперссылке мышью. Большинство почтовых клиентов автоматически превращают URL и адреса электронной почты в ссылки, однако для полной гарантии используйте префикс mailto: перед записью адреса e-mail и префикс http:// перед записью адреса сайта.
Указывайте краткое название вашего ресурса. Это поможет пользователю сориентироваться, что именно он представляет собой и стоит ли тратить время на его посещение. Если получатель письма навестит ваш ресурс, ссылка на который не содержала краткой характеристики, а на деле окажется, что представленная там информация не является для него актуальной, это может вызвать нежелательную для вас негативную реакцию.
В некоторых случаях полезно использовать первой строкой подписи какую-либо короткую остроумную фразу или рекламный слоган, привлекающий внимание читателя. Однако не стоит излищне перегружать ее текстом: чтение длинного предисловия к адресу может утомить вашего собеседника. Старайтесь, чтобы общий объем подписи не превышал трех, максимум пяти строк.
Подготовьте и применяйте несколько вариантов подписей для различных ситуаций при ответах на деловую и личную корреспонденцию.